Lowongan SEKRETARIS OPERATIONAL di PT Stevenindo Perdana International

DESKRIPSI PEKERJAAN:

• Bertanggung jawab penuh langsung kepada Sales Manager dan secara tidak langsung ke Direksi Perusahaan
• Melakukan pekerjaan apapun yang selayaknya harus, mampu dan biasa dikerjakan oleh seorang Sekretaris Senior
• Mampu komunikasi ke berbagai pihak baik tertulis maupun lisan.
• Memiliki kemampuan problem solving serta selalu berorientasi terhadap pelayanan yang memuaskan. 
• Mengatur dan mencatat hasil rapat

1. Bekerja sama dengan pimpinan untuk merencanakan rapat
2. Menerima, mengorganisasikan dan menyebarkan agenda rapat
3. Membuat minutes of meeting (MOM)
4. Menyebarkan MOM yang telah disetujui
5. Memastikan keputusan rapat telah dilaksanakan dengan baik.

• Melakukan pekerjaan administrasi

1. Membantu kelancaran pekerjaan administrasi pada divisi yang bersangkutan
2. Mampu membuat surat menyurat dengan baik.
3. Membuat kontrak penjualan barang dan jasa.
4. Mencatat aktivitas organisasi
5. Memastikan kontak karyawan dan manajer selalu up-to-date
6. Mengarsipkan notulen dan laporan, dan menyiapkan berbagai jenis dokumen.
7. Menyusun daftar nama dan kontak yang berguna bagi perusahaan, seperti customer, pemerintah, pihak eksternal, dan petinggi perusahaan lain
8. Mengurus kelengkapan dan dokumen-dokumen dan ijin-ijin Perusahaan yang baru setiap hari memperhatikan, menyiapkan, memperpanjang dokumen-dokumen dan ijin-ijin Perusahaan yang sudah habis masa berlakunya.
9. Mengurus dan menyimpan/mem-file data-data Perusahaan, Customer, Prinsipal dan lain-lain secara rapih, teratur dan dengan baik
10. Mempersiapkan segala dokumen-dokumen yang diperlukan untuk pengambilan keputusan oleh Perusahaan dan membantu didalam persiapan presentasi, exhibition maupun laporan-laporan yang diperlukan oleh Perusahaan.
11. Membuat dan memelihara sistem atau prosedur filling dan pengarsipan yang sistematis, efisien, dan efektif untuk semua korespondensi dan dokumen-dokumen Perusahaan
12. Membuat laporan yang diperlukan untuk menunjang rencana dan kebijakan strategis

• Mengatur jadwal dan korespondensi

1. Mengatur agenda para eksekutif dengan membuat appointment bersama klien, vendor, hingga shareholder.
2. Mengatur dan membuat janji-janji dengan customer, pembuatan dan pengiriman surat-surat (korespondensi).
3. Menjaga dan mengingatkan para staf mengenai jadwal konferensi atau rapat yang akan datang.
4. Mengatur perjalanan (travelling) keluar kota; reservasi tiket, hotel.

• Memastikan persyaratan hukum
• Melakukan supervisi terhadap staf dan karyawan
• Membuat Laporan Aktivitas Kegiatan Harian secara lengkap, rinci, benar dan tepat waktu kepada Sales Manager, General Manager Sales dan Direksi Perusahaan.
• Menjaga kerahasiaan Dokumen Dan Informasi Perusahaan dengan sepenuh hatinya tanpa syarat apapun juga

PERSYARATAN:

• Usia dibawah 40 tahun
• Pendidikan minimal D3
• Pengalaman kerja sebagai sekretaris manager atau direksi minimal 3 tahun
• Mampu berbahasa inggris dengan baik, lisan dan tulisan
• Mampu mengoperasikan komputer, windows MS office, google workspace dan smartphone dengan baik
• Mampu bekerja sendiri secara independen maupun bekerja sama dalam tim
• Mampu menuntaskan pekerjaan cepat dengan hasil baik
• Mampu bekerja dalam tekanan dan menata pekerjaan sesuai prioritas
• Berpenampilan rapi dan sopan