Lowongan AFTER SALES ADMINISTRATION STAFF di PT Valve Automation Indonesia

Kualifikasi:

• Usia maksimal 27 tahun
• Minimal Pengalaman 2 Tahun di Latar Belakang Administrasi
• Pendidikan Formal: minimal D3/S1 Manajemen, Komputer Akuntansi, Sekretaris atau Administrasi Madya lulusan dari Universitas terkemuka
• Dapat mengunakan komputer dan system yang menunjang seperti SAP, ERP, Microsoft Office, Microsoft Excel, Powerpoint, Photoshop, zoom.
• Minimal Menguasai seluruh program Microsoft Excel dengan seksama, mengunakan semua rumus-rumus (seperti: V/H Look Up, MIN , AVG, SUM, DATE, IF,DATE, COUNT, Pivot Table , DAYS, UPPER) serta membuat format laporan, perhitungan dan menginput data mengunakan Excel.
• Dapat berkomunikasi , menulis, membalas email dalam bahasa inggris
• Memilki kesehatan badan yang baik
• Dapat menggunakan perangkat kerja kantor dengan seksama seperti: printer, scanner
• Dapat bekerja dengan teliti, akurat, dan cepat .
• Memiliki daya analisa serta organizational skill yang tinggi.
• Memiliki kemampuan membuat laporan secara berkala: Weekly, Monthly
• Memiliki daya analisa yang tinggi
• Apabila dapat berbahasa Inggris secara verbal dan non verbal akan di prioritaskan
• Dapat berkoordinasi & bekerjasama yang baik dengan team (Team Work)
• Dapat bekerja di bawah tekanan
• Komunikatif, Fast Learner, jujur dan disiplin
• Mudah berinteraksi dan dapat bekerja sama dengan Team
• Berkantor di Alam Sutera Office
• Sudah melakukan vaksin dosis 2 + Booster

Deskripsi Pekerjaan 

• Mengatur, menyimpan, melengkapi database ataupun dokumentasi yang diperlukan setiap saat. 
• Menyerahkan laporan tepat waktu serta membuat dan memberikan presentasi atas hasilnya.
• Menjawab dan mengalihkan panggilan telepon dalam area kerjanya.
• Menghasilkan informasi yang diperlukan melalui data transkirpsi, memformat data atupun teks, memasukan, mengedit, mengambil, dan menyalin data untuk kebutuhan bagiannya. 
• Memastikan semua penggunaan peralatan kantor serta pemeliharaan preventif terlaksana sesuai SOP 
• Melakukan input Sales Order ke dalam system sesuai kelengkapan dokumen pendukung yang diterima dengan teliti dan tepat waktu
• Koordinasi dengan divisi terkait untuk persiapan skedul pengiriman sesuai promised deliver date ke Customer 
• Menyiapkan kelengkapan dokumen pendukung yang perlu disertakan Bersama dengan jadwal pengiriman material ke Delivery Point yang sudah ditentukan oleh Customer.
• Mengirimkan pre alert terkait jadwal pengiriman kepada tim Receiving di Gudang Customer
• Sourcing jasa ekspedisi apabila tujuan pengiriman di luar area Jabodetabek
• Berkoordinasi dengan Appointed Expedition untuk jadwal pengiriman beserta syarat dan ketentuan terkait dengan entry point area Receiving masing-masing Customer
• Follow Up dokumen asli seperti surat Jalan dan dokumen lainnya dari tim Pengiriman In House maupun Ekspedisi yang ditunjuk, untuk diserahkan dan diproses untuk kebutuhan Penagihan atas material yang sudah tersupply.
• Berkoordinasi dengan tim Warehouse terkait detail Item code, Serial No, Description Material, Quantity/Jumlah barang dan memastikan data system sesuai dengan Data Aktual Fisik di tim Warehouse
• Melakukan conformasi ke tim atau bagian lainya terkait pengirman material serta melakukan follow up yang dibutuhkan apabila ada ketidak sesuaian/ penolakan atas material yang disupply ke Customer
• Memproses Invoicing berdasarkan kelengkapan dokumen pendukung seperti Surat Jalan, BAST, GR Form , etc dan berkoordinasi dengan tim AR Collection.
• Menjalankan KPI dan membuat laporan atas hasil kerjanya
• Membalas email/telepon customer dan related party secara on time dan regular